Gesellschaftsrechtliche Implikationen von COVID-19

Zahlreiche geschäftsführende Organe sowie Gesellschafter und Aktionäre beschäftigt gegenwärtig die Frage, wie sie angesichts der „Coronakrise“ General- bzw. Hauptversammlungen oder Aufsichtsratssitzungen abhalten können. Der Gesetzgeber und zuletzt auch die Bundesministerin für Justiz haben mit dem Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Gesetz („COVID-19-GesG“) sowie einer Durchführungsverordnung Erleichterungen in diesem Zusammenhang geschaffen. Diese gelten für nahezu alle privatrechtlichen Rechtsträger (z.B. GmbH, AG, Personengesellschaften, Privatstiftungen, Vereine). Bei diesem Beitrag stehen die Auswirkungen auf General- und Hauptversammlungen von GmbHs und AGs sowie deren Aufsichtsratssitzungen im Vordergrund.

Temporäre Fristverlängerung: Grundsätzlich ist bei der GmbH und der AG die ordentliche General- bzw. Hauptversammlung innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres abzuhalten. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, hat die ordentliche Hauptversammlung daher bis Ende August stattzufinden. Für das Jahr 2020 sieht das COVID-19-GesG eine Verlängerung dieser Fristen vor: General- und Hauptversammlungen müssen nicht innerhalb der ersten acht, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres stattfinden; sohin bis Ende Dezember 2020, wenn das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht.

Sowohl bei der GmbH als auch der AG müssen Aufsichtsratssitzungen mindestens viermal im Geschäftsjahr, und zwar vierteljährlich, abgehalten werden. Diese Regelungen sind zwingend. Nach dem COVID-19-GesG wird dagegen aber nicht verstoßen, wenn die Durchführung einer Aufsichtsratssitzung aufgrund von COVID-19 bis zum 30. April 2020 nicht möglich ist.

Verzicht auf physische Abhaltung: Das COVID-19-GesG ermöglicht die Abhaltung sogenannter „virtueller Versammlungen“. General- und Hauptversammlungen sowie Aufsichtsratssitzungen können daher, wenn bestimmte Anforderungen erfüllt werden, ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer (z.B. Gesellschafter, Aufsichtsräte, Mitglieder der geschäftsführenden Organe) stattfinden. Die Durchführungsverordnung der BM für Justiz konkretisiert diese Anforderungen: Eine virtuelle Versammlung ist zulässig, wenn die Teilnahme mittels akustischer und optischer „Zweiweg-Verbindung“ in Echtzeit erfolgt. Damit ist gemeint, dass die Teilnehmer hören und sprechen sowie sehen und gesehen werden können. Außerdem müssen sich die Teilnehmer zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können. Sollten einzelne Teilnehmer, höchstens jedoch die Hälfte, nicht über die dafür notwendigen technischen Mittel verfügen bzw. darauf nicht zurückgreifen können oder wollen, genügt es, wenn diese Personen nur akustisch teilnehmen.

Für Hauptversammlungen von AGs besteht im Hinblick auf die üblicherweise größere Teilnehmeranzahl eine Sonderregel, wonach eine Einweg-Verbindung ausreicht. Aktionäre können der Versammlung dann nur folgen. Auch hier muss aber gewährleistet sein, dass sie Wortmeldungen abgeben und an der Abstimmung teilnehmen können; dies aber dann nicht über die Videoverbindung, sondern auf andere Art (z.B. Email).

Ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt wird, entscheidet das einberufende Organ (idR GmbH-Geschäftsführer, AG-Vorstand, Aufsichtsratsvorsitzender). Dieses legt auch fest, welche Verbindungstechnologie verwendet wird. Die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme sind in der Einberufung anzugeben. Ansonsten gelten für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung die auch sonst maßgeblichen gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen und Fristen.

Wenn bei einer virtuellen Versammlung Anlass zu Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers besteht, ist seine Identität auf geeignete Weise zu überprüfen.

Diese Bestimmungen gelten aus gegenwärtiger Sicht bis 31.12. 2020.

Für eine individuelle Beratung nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf: Dr. Thomas Boller, thomas.boller@bls4law.com, www.bls4law.com.